E-kirjad on tänapäeval meie töökommunikatsiooni lahutamatu osa. Kujutage ette – 2018. aastal saadeti päevas umbes 281 miljardit e-kirja ja siis ennustati, et see arv võib kasvada 347 miljardini aastaks 2022 (Bouvier et al., 2024)!
Aga kas kõik need kirjad on tõesti vajalikud? Uuringud näitavad, et ligi kolmandik töötajate saadud e-kirjadest on neile tegelikult kasutud (Buckley et al., 2023). See tekitab stressi ja vähendab tööviljakust, rääkimata sellest, et organisatsioonid kulutavad e-kirjade haldamiseks tohutuid summasid (Bouvier et al., 2024).
Siiski on e-kirjad väga kasulik tööriist. Need võimaldavad kiiresti infot ja dokumente vahetada ning suhelda. Eriti oluliseks muutusid e-kirjad koroonakriisi ajal, kui paljud pidid ootamatult kodust tööle hakkama. See tõi kaasa uued väljakutsed – kuidas hoida tasakaalu töö ja eraelu vahel ning kuidas tulla toime e-kirjade tulvaga (Buckley et al., 2023).
Siin keskendun sellele, kuidas kirjutada ja lugeda e-kirju nii, et need oleksid tõeliselt kasulikud, aga ei tekitaks liigset stressi. Vaatame lähemalt kahte peamist küsimust: kuidas kirjutada e-kirju nii, et need tõesti aitaksid, ja kuidas lugeda e-kirju nii, et see ei segaks meie tööd ega vaimset heaolu.
Enne kirjutamist mõtle
Enne e-kirja koostamist tasub hetkeks peatuda ja esitada endale kolm olulist küsimust. See lühike mõttepaus võib säästa hiljem tunde aega nii endale kui ka teistele.
1. Kas e-kiri on parim viis info edastamiseks? E-kirju kasutatakse tihti ülesanneteks, milleks need pole kõige sobivamad (Bouvier et al., 2024). Mõtle:
- Kiired küsimused: Kasuta pigem sõnumeid või chati, kus vastused tulevad tavaliselt minutitega.
- Keerulised arutelud: Emotsioone ja põhjalikku diskussiooni nõudvad teemad sobivad paremini koosolekutele.
- Dokumenteerimine ja formaalne infovahetus: Siin on e-kirjad ideaalsed, eriti kui on vaja säilitada kirjalik jälg.
2. Kes tõesti vajab seda infot? Ligi kolmandik e-kirjadest on saaja jaoks ebaolulised (Buckley et al., 2023: 46). Seega:
- Väldi “Kõigile vastamist” – see suurendab organisatsiooni infomüra.
- CC-välja kasuta läbimõeldult – kas see inimene vajab infot tegutsemiseks või ainult teadmiseks?
- BCC sobib peamiselt privaatsuse kaitseks masspostituste puhul.
3. Kas sõnum on selge ja eesmärgipärane?
- Konkreetne pealkiri aitab saajal hinnata kirja olulisust ja prioriteetsust.
- Selge tegevusootus vähendab segadust – kas saaja peab midagi tegema, vastama või on see ainult informatsiooniks?
- Kui tegevus on vajalik, märgi kindlasti ka tähtaeg.
Nende küsimuste läbimõtlemine enne kirjutamist aitab vähendada e-kirjade hulka ja parandada nende kvaliteeti. Tulemuseks on vähem stressi ja kõrgem tulemuslikkus kogu organisatsioonis.
Enne lugemist mõtle
E-kirjade lugemine vajab sama palju strateegiat kui nende kirjutamine. Uuringud näitavad, et pidev e-postkasti kontrollimine võib oluliselt vähendada tööviljakust ja suurendada stressi (Bouvier et al., 2024). Selle asemel tasub luua endale süsteem.
1. Määra kindlad ajad e-kirjade lugemiseks
- Näiteks hommikul, lõunal ja päeva lõpus.
- See aitab vältida pidevat tähelepanu hajumist ja keskenduda põhiülesannetele.
2. Õpi eristama “kiiret” ja “olulist”
- Mõnikord vajavad just vähem tähtsad asjad kiiret vastust.
- Olulised projektid nõuavad põhjalikumat mõtlemist.
3. Kasuta 2-minutireeglit
- Kui vastamine võtab alla 2 minuti, tee see kohe ära. (Allen, 2001)
- See hoiab postkasti korras ja väldib samade kirjade korduvat läbivaatamist.
- Pikematele kirjadele planeeri eraldi aeg.
4. Integreeri e-kirjad oma üldisesse tööplaani
- Lisa pikemad tegevused oma üldisesse tööplaani.
- Ära lase e-kirjadel muutuda eraldi ülesannete nimekirjaks.
- Nii hoiad fookust ja väldid olukorda, kus e-kirjad hakkavad juhtima sinu päevakava.
Kuigi selline teadlik lähenemine võib alguses tunduda aeganõudvam, säästab see pikas perspektiivis aega ja energiat. See võimaldab sul keskenduda sellele, mis on tõeliselt oluline, ja vähendada e-kirjadega seotud stressi (Buckley et al., 2023).
Organisatsioon ja indiviid
E-kirjade tõhus haldamine nõuab läbimõeldud lähenemist nii organisatsiooni kui ka töötajate poolt. Kuigi firmad kulutavad palju ressursse e-kirjade haldamisele, puudub sageli selge strateegia nende kasutamiseks (Bouvier et al., 2024). Siin on mõned vihjed olukorra parendamiseks:
Organisatsiooni tasandil:
- Looge e-kirjade hea tava. Määrake kindlaks, millal kasutada e-kirju ja millal eelistada muid suhtluskanaleid.
- Optimeerige automaatseid teavitusi. Eemaldage ebavajalikud ja korduvad teated (Buckley et al., 2023).
- Julgustage alternatiivsete suhtluskanalite kasutamist. Näiteks sõnumid kiirküsimusteks, projektihalduse platvormid meeskonnatööks ja videokõned aruteludeks.
Töötajate tasandil:
- Planeerige “e-kirjavaba” aega. Sulgege kindlatel aegadel e-posti programm, et keskenduda põhiülesannetele.
- Looge filtrite ja kaustade süsteem. See aitab automaatselt sorteerida saabuvaid kirju tähtsuse ja teema järgi.
- Korrastage postkasti regulaarselt, näiteks kord nädalas.
Need strateegiad toimivad kõige paremini, kui neid rakendatakse järjepidevalt kogu organisatsioonis. Eesmärk on leida tasakaal tõhusa suhtluse ja töötajate heaolu vahel.
Lõpetuseks
E-kirjad on igapäevatöö oluline osa, kuid nende tõhus kasutamine vajab läbimõeldud lähenemist. Hiljutised uuringud (Bouvier et al., 2024; Buckley et al., 2023) näitavad, et läbimõtlemata e-kirjade kasutamine võib tekitada märkimisväärset stressi ja vähendada tootlikkust nii üksikisiku kui ka organisatsiooni tasandil.
Tark e-kirjade haldamine algab mõtlemisest:
- Enne kirjutamist: Mõtle läbi sõnumi sisu ja vorm, arvestades nii enda eesmärki kui ka vastuvõtja vajadusi.
- Enne lugemist: Planeeri kindlad ajad e-kirjade lugemiseks, et vältida pidevat tähelepanu hajumist.
On eriti oluline mõista, et vastuvõtja aeg on sama väärtuslik kui saatja oma. Kui iga e-kirja saatja mõtleks hetkeks sellele, kuidas tema kiri mõjutab vastuvõtja tööpäeva ja produktiivsust, võiksime näha märkimisväärset vähenemist ebavajalikus e-kirjade vahetuses.
Allikaloend
- Allen, D. (2001). Getting things done: The art of stress-free productivity. Viking.
- Bouvier, D. J., Hwang, E. J., & Hwang, Y. (2024). An empirical study on email use, stress, and employee job satisfaction. Human Technology, 20(1), 45-69. doi.org/10.14254/1795-6889.2024.20-1.3
- Buckley, J., Lottridge, D., Murphy, J.G., & Corballis, P.M. (2023). Indicators of employee phishing email behaviours: Intuition, elaboration, attention, and email typology. International Journal of Human-Computer Studies, 172, 102996. https://doi.org/10.1016/j.ijhcs.2023.102996