Elu on täis erineva pikkuse, keerukuse ja tähtsusega sündmusi, mille edukus sõltub paljudest teguritest. Näiteks pere loomine, kõrghariduse omandamine ja auto tankimine on kõik sündmused, kuid nende tähtsus ja keerukus on väga erinevad. Kõigi nende sündmuste ühine joon on meie vajadus käsitleda neid võimalikult hästi nii kvalitatiivselt kui kvantitatiivselt. Siin tulebki mängu süsteemsus ja organiseeritus, mis on iseloomulik projektijuhtimisele.
Kiire elutempo ja mitmesuguste sündmuste samaaegse toimumise korral on oluline mugavus ja ülevaatlikkus, mida pakuvad tehnoloogia ja tarkvara. Hea näide projektijuhtimispraktikate rakendamisest valitsemisel on Prantsusmaa president Emmanuel Macron. Kuigi enamik meist ei ole riigijuhid, siis meie ees seisvaid sündmused erinevad ilmselt vaid ulatuses, kulukuses ja näiteks ehk ühiskondlikus mõjus. Siin otsin vastust küsimustele:
- mis on projektide peamised elemendid;
- missugused on levinud projektijuhtimise tarkvarad?
Projekti elemendid kõrghariduse omandamise näitel.
Kuigi ammendavat loetelu ei ole mõtet otsida, võib erialakirjandusest leida järgnevad projektijuhtimise tunnuseid:
- Projektijuhtimine: Projekti juhtimine loob struktureeritud raamistiku, mis kooskõlastab projekti tulemused organisatsiooni eesmärkidega, tagades tõhusa järelevalve ja otsustamise (Jawad jt, 2022).
- Riskijuhtimine: Tõhusad riskijuhtimise strateegiad on olulised riskide tuvastamiseks, hindamiseks ja maandamiseks kogu projekti elutsükli vältel, parandades seeläbi tulemuslikkust (Dasig jt, 2014).
- Sidusrühmade kaasamine: Oluliste sidusrühmade, sealhulgas kogukondade, kaasamine ja pühendumus annavad olulise panuse projekti edusse ja jätkusuutlikkusesse (Seixas & Davy, 2007; Sirimorok & Rusdianto, 2020).
- Juhtkonna kaasamine: Juhtkonna kaasamine on oluline projektimeeskonna juhtimiseks, strateegiliste otsuste tegemiseks ja edukuse tagamiseks (Witt jt, 2017; Winsor jt, 2000).
- Finantsjuhtimine: Projekti eelarve jälgimine, kohanemine finantstsüklitega ja eelarve piirangutest kinnipidamine on eduka projektijuhtimise olulised aspektid (Nosach, 2023).
- Kvaliteedijuhtimine: Kvaliteedistandardite järgimine, tulemuste jälgimine ja kvaliteediootuste täitmine on projekti edu jaoks fundamentaalsed (Bryde & Joby, 2007).
- Koostööpõhine projekti juhtimine: Koostööpõhine projekti juhtimine soodustab meeskonnatööd, suhtlust ja koordineerimist sidusrühmade vahel, parandades seeläbi tulemusi (Robertson jt, 2019).
- Võimekuse suurendamine: Projektimeeskonna liikmete oskuste ja võimete arendamine ja suurendamine aitab kaasa edule ja tõhusale rakendusele (Seixas & Davy, 2007).
- Kohanemisvõime ja paindlikkus: Muutustega kohanemisvõime, paindlik lähenemine ja improvisatsioonivõime on võtmetähtsusega projekti keerukuse ja ebakindluse juhtimisel (Mamédio & Meyer, 2020).
- Suhtlus ja info jagamine: Tõhus suhtlus, info jagamine ja rollide ja vastutuste juhtimine projektimeeskonnas on kriitilise tähtsusega projekti koordineerimiseks ja eduks (Stockdale & Kühne, 2007).
- Jätkusuutlikkus: Jätkusuutlikkuse põhimõtete integreerimine projektijuhtimise praktikatesse tagab pikaajalise elujõulisuse, keskkonnaalase vastutuse ja sotsiaalse mõju (Madureira jt, 2022).
Selguse huvides esitan need elemendid tabelis 1 kõrghariduse omandamise näitel.
Tabel 1. Projektide levinud tunnused kõrghariduse omandamise näitel
| Näited rakenduspraktikatest | |
|---|---|
| Projekti juhtimine | Läbimõeldud õppeplaanide koostamine ja kooskõlastamine ülikooli eesmärkidega |
| Riskijuhtimine | Riskide tuvastamine – nt õppekoormus, rahaline toetus ja terviseprobleemid – ning nende maandamine |
| Sidusrühmade kaasamine | Oluliste sidusrühmade, sealhulgas pereliikmete, sõprade ja mentorite kaasamine ja tugi |
| Juhtkonna kaasamine | Tugev õppejõudude ja ülikooli administratsiooni kaasamine õppijate toetamiseks |
| Majandamine | Õppemaksude, elamiskulude ja õppematerjalide eelarve jälgimine ja haldamine |
| Kvaliteedijuhtimine | Õppimise kvaliteedi tagamine läbi kursuste akrediteerimise, tagasiside ja hindamise |
| Koostööpõhine projektijuhtimine | Meeskonnatöö ja suhtluse soodustamine grupitööde ja projektide kaudu |
| Võimekuse suurendamine | Oskuste ja teadmiste arendamine läbi kursuste, seminaride ja praktika |
| Kohanemisvõime ja paindlikkus | Paindlikkus õppekavade ja õpistiilide kohandamisel vastavalt õppija vajadustele |
| Suhtlus ja info jagamine | Tõhus suhtlus õppejõudude, kaasõpilaste ja ülikooli administratsiooniga |
| Jätkusuutlikkus | Keskkonnaalase ja sotsiaalse vastutuse põhimõtete integreerimine õpingutesse |
Projektijuhtimise tarkvara
Projektijuhtimistarkvara suurendab projektide edukust ja efektiivsust, automatiseerides projektihalduse ülesandeid (Mishra & Mishra, 2013). Kasutatavad tööriistad hõlbustavad andmete sisestamist, ülevaadete saamist ja aruannete koostamist muutes juhtimise sujuvamaks (Ali jt, 2008).
Igapäevaelus aitavad projektijuhtimise tööriistad suurendada tootlikkust, korraldada ülesandeid ja jõuda kiiremini ning kvaliteetsemalt eesmärgini. Need tööriistad võimaldavad igaühel ülesannete jälgimist automatiseerida, tähtaegu seada ja edenemist jälgida (Ali jt, 2008). Projektijuhtimise metoodikad aitavad lahendada koordinatsiooniprobleeme ja suurendada isiklike projektide tõhusust (Bick jt, 2018).
Projektijuhtimistarkvara ja metoodikate kasutamine aitab optimeerida protsesse, leevendada riske ja saavutada eesmärke erinevates eluvaldkondades.
Tabel 2. Üldine ülevaade levinud projektijuhtimise tarkvaradest
| Tarkvara | Peamised omadused | Hind | Koduleht |
|---|---|---|---|
| http://monday.com/ | Lihtne kasutada, kohandatav, drag-and-drop funktsioonid, reeglipõhine automatiseerimine, piiratud kolmanda osapoole integratsioonid | Alates $9 kasutaja/kuus | https://monday.com/ |
| ClickUp | Võimekas ülesannete haldamine, reaalajas koostöö, kohandatavad töövood, mitmed vaated (Gantt, Kanban, kalender), vestlusvaade | Tasuta plaan olemas, tasulised plaanid alates $5 kasutaja/kuus | https://clickup.com/ |
| Smartsheet | Tootlikkust suurendav, Gantt diagrammid, Kanban tahvlid, aruandlus ja analüütika, projektide jälgimine ja koostöö tööriistad | Alates $7 kasutaja/kuus | https://smartsheet.com/ |
| Asana | Tõhus ülesannete ja projektide haldamine, koostöövahendid, aja jälgimine, eesmärkide ja prioriteetide seadmine, kolmanda osapoole integratsioonid | Tasuta plaan olemas, tasulised plaanid alates $10.99 kasutaja/kuus | https://asana.com/ |
| Wrike | Paindlik projektijuhtimine, reaalajas aruandlus, töövoo automatiseerimine, mitmekülgne integratsioon, töökoormuse haldamine | Tasuta plaan olemas, tasulised plaanid alates $9.80 kasutaja/kuus | https://wrike.com/ |
| Notion | Kohandatav tööruum, mitmed vaated (Kanban, kalender, Gantt), ajalugu ja andmebaasid, malle, automaatika, AI-tugi, integratsioonid (nt Google Drive, Slack) | Tasuta plaan, tasulised plaanid alates $8 kasutaja/kuus | https://notion.so/ |
Allikaviited
- Ali, A., Anbari, F., & Money, W. (2008). Impact of organizational and project factors on acceptance and usage of project management software and perceived project success. Project Management Journal, 39(2), 5-33. https://doi.org/10.1002/pmj.20041
- Bick, S., Spohrer, K., Hoda, R., Scheerer, A., & Heinzl, A. (2018). Coordination challenges in large-scale software development: a case study of planning misalignment in hybrid settings. IEEE Transactions on Software Engineering, 44(10), 932-950. https://doi.org/10.1109/tse.2017.2730870
- Bryde, D. and Joby, R. (2007). Product‐based planning: the importance of project and project management deliverables in the management of clinical trials. R and D Management, 37(4), 363-377. https://doi.org/10.1111/j.1467-9310.2007.00482.x
- Dasig, D. D., Valderama, A. M. C., Gatpandan, M. P., Taduyo, M. A. B., Traballo, R. C., Pangan, S. M., … & Gatpandan, P. H. (2014). Fishbone analysis on wastes in software development using the lean i.t. principles. Electrical &Amp; Computer Engineering: An International Journal, 3(4), 31-44. https://doi.org/10.14810/ecij.2014.3403
- Jawad, S., Ledwith, A., & Khan, R. A. (2022). Project control system (pcs) implementation in engineering and construction projects: an empirical study in saudi’s petroleum and chemical industry. Engineering, Construction and Architectural Management, 31(13), 181-207. https://doi.org/10.1108/ecam-02-2022-0114
- Nosach, N. (2023). Controlling as a component of project management in agro-industrial production. Baltic Journal of Economic Studies, 9(5), 186-192. https://doi.org/10.30525/2256-0742/2023-9-5-186-192
- Madureira, R., Silva, C., Dias, M., Lins, B., & Mello, G. (2022). Think twice to achieve a sustainable project management: from ecological sustainability towards the sustainable project management cube model. Sustainability, 14(6), 3436. https://doi.org/10.3390/su14063436
- Mamédio, D. and Meyer, V. (2020). Managing project complexity: how to cope with multiple dimensions of complex systems. International Journal of Managing Projects in Business, 13(4), 727-744. https://doi.org/10.1108/ijmpb-06-2019-0147
- Mishra, A. and Mishra, D. (2013). Software project management tools. Acm Sigsoft Software Engineering Notes, 38(3), 1-4. https://doi.org/10.1145/2464526.2464537
- Robertson, J., Fitts, M., Petrucci, J., McKay, D., Hubble, G., & Clough, A. (2019). Cairns mental health co‐responder project: essential elements and challenges to programme implementation. International Journal of Mental Health Nursing, 29(3), 450-459. https://doi.org/10.1111/inm.12679
- Seixas, C. S. and Davy, B. (2007). Self-organization in integrated conservation and development initiatives. International Journal of the Commons, 2(1), 99. https://doi.org/10.18352/ijc.24
- Sirimorok, N. and Rusdianto, E. (2020). Conditions for success in a community based conservation initiative: an analysis of triggering moments and catalytic elements in nuha. Forest and Society, 4(1), 127. https://doi.org/10.24259/fs.v4i1.8184
- Stockdale, R. and Kühne, S. (2007). The impact of purpose, people and technology on the virtual project team. Journal of Systems and Information Technology, 9(1), 60-77. https://doi.org/10.1108/13287260710817692
- Winsor, K., Blake, S., Pyne, L., & Juers, A. (2000). The innovative ward project:promoting innovation in healthservice delivery.. Australian Health Review, 23(4), 151. https://doi.org/10.1071/ah000151
- Witt, P., Baker, T., Ashley, N., & Winniford, M. (2017). Is personality a key element of six sigma project success?. International Journal of Services and Operations Management, 27(4), 472. https://doi.org/10.1504/ijsom.2017.10005702