Loen järjekordset listikirjavahetust, kus soovitakse leida nõupidamiseks osalistele sobivat aega. Millegipärast on initsiaator otsustanud seda teha e-posti vahendusel ning selline praktika on minuni jõudvates infovoogudes täiesti tavapärane ehk e-posti kasutatakse kui jututuba, kus inimesed ühes ruumis olles vaatavad kalendrisse ja lepivad aja kokku. Arusaadav. Kuid e-kirjalikult muutub sama protseduur kohmakaks, aeganõudvaks ja on ebaefektiivne. Pealegi, kui aeg kokku lepitud, siis sisestavad enamasti kõik selle eraldi endale kalendrisse. Paremal juhul siis saadab initsiaator kalendrilingi, kuid selleks ajaks on mõni hõivatum ja organiseeritum inimene endale juba kirje märkinud, sest muidu võib ununeda, et sellel tühjal kohal on tegelikult sündmus. Nüüd tuleb see kustutada või kombineerida. Ebamugav igal juhul.
Aga, mis on e-kiri? Struktuur viitab, et etümoloogiliselt kuulub e-kiri – vähemalt kommunikatsiooni perspektiivist – memo formaati (vt nt Kankaanranta, 2006).
Informatsiooni olulisust ei vaidlusta ilmselt keegi. Küll aga info sisu ja liikumine on kategooriad, mille kvaliteediküsimustega on ilmselt paljud kokku puutunud. E-kiri on väga võimas vahend info vahetamiseks, kuid sellega võib kaasneda mõndagi. Näiteks loob e-posti üleküllus võimaluse olulise info tähelepanu alt välja jäämiseks põhjustades ebaefektiivsust ja kurnates organisatsiooni (Kokkalis et.al., 2013). Lisaks võib e-posti liigne kasutamine suhtlemiseks aidata varjata negatiivseid emotsioone, mis võib mõjutada kogu organisatsiooni kliimat luues näilise rahulolu (Vuori et.al., 2017). E-posti kontrollimise sageduse piiramisel on olnud positiivse mõjuga töötajate stressile ja heaolule (Braithwaite, 2024). E-post on ka tegur, mis võib suurendada töökoormust, häirida keskendumist ja vähendada tootlikkust (Kennedy et.al., 2022).
Nii võibki öelda, et e-post on kui kahe teraga mõõk, mis on küll oluline suhtlusvahend, kuid võib põhjustada ka raiskamist, ebaefektiivsust aga halvendada ka töötajate heaolu.
Igaüks võib teha arvestuse, kui palju kulub aega osalistele sobiva aja leidmine e-kirjalikult võrreldes mõne selleks otstarbeks mõeldud tarkvara kasutamisega.
Kasutatud allikad:
- Braithwaite, E. (2024). Emails 24/7: agile working or electronic leash? associations between engaging with work emails outside of normal working hours and health and productivity.. https://doi.org/10.21203/rs.3.rs-3990832/v1
- Kankaanranta, A. (2006). “hej seppo, could you pls comment on this!”—internal email communication in lingua franca english in a multinational company. Business Communication Quarterly, 69(2), 216-225. https://doi.org/10.1177/108056990606900215
- Kennedy, D., Clapp, P., DeLuca, J., Filtz, T., Kroon, L., Lamberts, J., … & Ray, S. (2022). Enhancing pharmacy faculty well-being and productivity while reducing burnout. American Journal of Pharmaceutical Education, 86(5), 8764. https://doi.org/10.5688/ajpe8764
- Kokkalis, N., Köhn, T., Pfeiffer, C., Chornyi, D., Bernstein, M., & Klemmer, S. (2013). Emailvalet.. https://doi.org/10.1145/2441776.2441922
- Vuori, N., Vuori, T., & Huy, Q. (2017). Emotional practices: how masking negative emotions impacts the post‐acquisition integration process. Strategic Management Journal, 39(3), 859-893. https://doi.org/10.1002/smj.2729